Stai per organizzare un evento? Ecco i vantaggi di dare in outsourcing le attività di segreteria organizzativa

Perché è meglio delegare le “seccature” ad un partner esterno

 “Ho spedito tutti gli inviti? Come mi organizzo per andare a prendere gli ospiti? Ho redatto la rooming list? Caspita, devo ricordarmi di concordare il menu… Quanti erano i vegetariani?”

So bene che quando ci si trova ad organizzare un evento, piccolo o grande che sia, a volte capita – magari nel bel mezzo della notte – di porsi queste domande. Ti ci ritrovi anche tu? L’impegno affinché la tua iniziativa abbia successo è considerevole, i dettagli da ricordare sembrano infiniti, lo stress spesso si accumula. Vuoi che tutto sia perfetto, ma seguire ogni dettaglio con la giusta attenzione è estremamente difficile e affatica!

Ecco perché sempre più spesso le aziende preferiscono affidarsi a partners esterni che si occupino di questi particolari al loro posto: in questo modo infatti non sono costrette a concentrarsi sui dettagli più, diciamo, “antipatici” – come quelli accennati sopra o, ad esempio, sul famoso recall (che tutti odiano!), o, ancora, sulla compilazione del database degli invitati, giusto per citarne qualcuno.

Delegando queste operazioni a terzi si possono invece indirizzare tutti gli sforzi verso gli altri aspetti del planning di un evento, allentando quindi la tensione e riducendo lo stress. In pratica, meno cose a cui pensare e acquisizione di una maggiore serenità grazie alla certezza di aver ben delegato le altre attività ad un partner affidabile. Pensiamo noi a tutto!

Questa è una delle specializzazioni dell’agenzia che ho fondato a Milano nel 2003, NextEvent. Oltre a selezionare e formare hostess e steward per eventi e fiere, ci occupiamo con grande dedizione anche delle attività di segreteria organizzativa: gestiamo, cioè, per conto dei nostri clienti tutti gli aspetti relativi ai rapporti con gli invitati.

Quale è il vantaggio per le aziende con cui collaboriamo (o per te, che in questo momento ti stai affaccendando nell’organizzazione del tuo evento e, giustamente, desideri che tutto vada alla grande)? Il vantaggio di avere una segreteria organizzativa esterna, permette all’azienda di risparmiare su risorse interne (e il vantaggio economico non guasta), ma soprattutto saremo noi a farti da “biglietto da visita”. Saremo, cioè, noi a mantenere i contatti con i tuoi invitati e ad adoperarci per la loro massima soddisfazione, mettendoci in ogni momento cortesia ed efficienza, pensando ad ogni dettaglio pratico dell’evento. In questo modo, i tuoi ospiti conserveranno un ricordo positivo dell’iniziativa, e di riflesso anche della tua azienda.

Non male, vero? In questo modo, tu potrai dedicarti con maggiore serenità alla parte più creativa del lavoro, mentre noi ci dedicheremo ai tuoi invitati e alle questioni burocratiche (quelle che per te rappresentano delle “scocciature”). Se vuoi approfondire il discorso e saperne di più, visita il nostro sito www.nextevent.it. Ciao e buon lavoro,

– Cristina Viganotti, fondatrice di NextEvent

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