Il 2022 può davvero essere considerato l’anno della ripartenza? Difficile trovare una risposta certa. Una ripresa lenta, che si è scatenata con l’arrivo della bella stagione anche se, per tornare alla mole di lavoro pre-pandemia bisognerà aspettare ancora un pò.
Quel che è certo è che il 2022 ci ha permesso di lavorare a diversi progetti stimolanti. Oltre al consueto servizio di hostess e steward per eventi e fiere (in particolare durante la Milano Design Week con il Salone del Mobile e Fuorisalone, quasi tornati ai livelli del 2019) il nostro team si occupa anche della gestione di segreterie organizzative, nel contesto di eventi di assoluto livello.
Ma che cosa si intende per segreteria organizzativa? La segreteria organizzativa è il “dietro le quinte” di un evento, un’attività di back office che richiede molta precisione, accuratezza ed attenzione al dettaglio. Possiamo infatti affermare come l’evento sia il prodotto finito di un processo che prevede parti diverse. Accanto alla parte più creativa, legata alla scelta del format, della location, e di tutta la gestione promozionale e comunicativa, ne troviamo un’altra più operativa, la quale comprende invece tutto ciò che riguarda la gestione dei partecipanti. Nello specifico, questa fase consiste nel coordinare gli ospiti attraverso un contatto one to one, mirato a comprendere le loro necessità e i loro bisogni.
Le richieste dell’ospite (transfer, spostamenti, soggiorno, informazioni riguardo al dress code, orari di inizio e di fine dell’evento, ecc.), vengono evase in tempo reale dalla segreteria organizzativa che diventa il punto di riferimento a cui affidarsi per qualsiasi dubbio. Si viene dunque a creare un contatto diretto e personale molto importante, aggiungendo all’evento anche una parte umana fondamentale dopo gli ultimi anni che abbiamo dovuto trascorrere.
La gestione della segreteria è sicuramente una parte time consuming per molte aziende che stanno organizzando il loro evento. Ed è proprio in queste situazioni che Viganotti Events entra in gioco, tramite la realizzazione di grafiche per l’invio degli inviti, la prenotazione di alberghi con annessa gestione della rooming list, l’organizzazione del piano transfer perfetto per garantire tutti gli spostamenti, l’invio di report e aggiornamenti, la prenotazione di aerei e treni, il tutto arricchito da un’assistenza in tempo reale.
Perché in fondo, togliere i problemi dalla tua scrivania, è il nostro hobby preferito!