Organizzazione eventi: tutto quello che c’è da sapere per una gestione operativa sicura e senza stress

L’organizzazione di eventi, soprattutto quando si arriva alla fase esecutiva, può essere molto impegnativa. Cristina Viganotti Schulte, fondatrice di NextEvent – Agenzia Hostess e Steward di Milano, ci dà velocemente i punti chiave per una gestione operativa senza incidenti.
Telefoni che squillano, email a fiumi, nessuno al suo posto, imprevisti a raffica e messaggistica su WhatsApp ormai ingestibile: gestire e coordinare un evento aziendale può diventare davvero faticoso e costituire una prova difficile da superare, soprattutto per chi è alle prime armi. Eppure, come per tutte le cose, venirne a capo non è poi così difficile. In primis bisognerebbe evitare di usare sms o WhatsApp per lavoro. Affidatevi solo al canale email che rimane il più sicuro e tracciato anche in caso di lamentele.
Forte di oltre 15 anni di esperienza nella gestione operativa di eventi in ruoli che vanno dal coordinamento della segreteria organizzativa al comando di hostess e steward sul campo, Cristina ci offre alcuni preziosi consigli per sopravvivere a qualsiasi evento aziendale senza stress e prendendolo per quello che è: una meravigliosa e divertente avventura in grado di dare molto a chi lo sa prendere dal verso giusto.

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Ecco i 12 punti che dovreste sempre seguire nell’organizzazione di eventi, aziendali e non:

    1. Partite dal cliente
      La fase operativa ed esecutiva è spesso quella più difficile dell’organizzazione di ogni evento: è necessario un concept studiato con cura e attenzione dal cliente o dall’agenzia di organizzazione. Cominciate quindi ad apprendere bene briefing e istruzioni, chiedete se non capite, approfondite la vostra conoscenza dell’azienda e cercate di appuntare quello che il cliente si aspetta da voi, dal personale e dall’evento stesso.
    2. Pianificate invece che improvvisare
      Compresi a fondo obbiettivi e aspettative del cliente, spetta a voi definire i mezzi per raggiungerli. Fatevi uno schema obbiettivi – strumenti e articolatelo in un piano esecutivo dell’evento con tempi, ruoli e responsabilità, ma senza essere troppo rigidi. La flessibilità in questo lavoro è tutto.
    3. Avete tutto quello che vi serve?
      Non sottovalutate l’importanza delle piccole cose! Sarebbe un bel problema rendersi conto al momento dell’apertura delle porte che il cliente avrebbe voluto le hostess vestite in un certo modo e voi non avete preparato le divise, o che non avete con voi il desk per l’accredito degli ospiti. La pianificazione serve anche a fare “la lista della spesa” di cosa è necessario per il buon successo dell’iniziativa.
    4. Scegliete le persone giuste
      Questa è probabilmente la parte più delicata dell’organizzazione di eventi. Una volta definiti i ruoli, bisogna affidare mansioni e responsabilità a persone che devono essere all’altezza delle vostre aspettative. Chi non è adatto a un ruolo specifico, è in genere adatto a un altro: la vostra capacità di leadership è proprio quella di saper distribuire le mansioni alle persone giuste, valorizzando il potenziale di ognuno.
    5. Fate rispettare le regole
      Puntualità e precisione sono fondamentali: non sono ammissibili ritardi o imprecisioni! Il rischio è di compromettere il successo di tutta la squadra. Non dovete avere paura a essere chiari e a dare ordini. Vi chiameranno sergente, ma i sergenti sono le figure alla fine più amate dai soldati.
    6. Rispettate sempre gli altri
      Non cadete nella trappola di trattar male i collaboratori e i fornitori. Soprattutto quando lo stress sale, è facile perdere le staffe. In quel momento perdete non solo il collaboratore, ma anche la possibilità di risolvere il problema: ricordatevi che comunque siete voi il modello a cui tutti guardano. Siate chiari e autorevoli, ma allo stesso tempo incoraggianti.
    7. La fiducia è importante
      Organizzare eventi presuppone necessariamente la fiducia negli altri. Persone diffidenti, altezzose e poco aperte creano sempre problemi in fase operativa perché non sanno interfacciarsi in maniera costruttiva col team. Saper trattare in maniera costruttiva con la gente è fondamentale in qualsiasi evento. Evitate di portare a bordo persone negative, poco collaborative o pigre.
    8.  La preparazione prima dell’evento è fondamentale
      Come in una compagnia di sperimentati commedianti, anche nell’organizzazione di eventi le prove sono cruciali prima di andare in scena. Fatele assieme al vostro team e non lesinate la vostra presenza, come ogni regista che si rispetti. In questo modo farete anche un po’ di team building che si rivelerà prezioso in fase operativa.
    9. Siate creativi
      Per quanto pianificate, l’imprevisto è sempre in agguato e bisogna saperlo gestire. Non siate rigidi: elasticità e capacità di improvvisare sono importanti in questo lavoro. Se non l’avete, affiancatevi un braccio destro che abbia queste doti.
    10. Non coinvolgetevi troppo a livello emozionale
      Come sul campo di battaglia, mantenere la lucidità è importante. Non fatevi travolgere dall’ansia. Se necessario, utilizzate qualche tecnica di controllo dell’emotività come la respirazione profonda. In molti casi, soprattutto nel rapporto con persone un po’ difficili, un po’ di umorismo e una battuta simpatica risolvono parecchio.
    11. Curate la segreteria
      Una buona segreteria alle spalle con un team competente ed esperto è un appoggio vitale per ogni caposquadra, soprattutto quando si è sul campo. Qualsiasi attività di organizzazione eventi non ne può prescindere.
    12. E ora, divertitevi!
      E sì, fare gli eventi crea adrenalina, coinvolgimento, soddisfazione per vedere finalmente in campo le proprie doti e qualità. Diciamo anche che è molto divertente: consocerete tanta gente, vi farete amici le persone con cui avete lavorato, scoprirete tante cose nuove e vi godrete alla fine un meritato bicchiere di vino ed un brindisi con tutto il team, paghi della soddisfazione di essere sopravvissuti ancora una volta alla battaglia.

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