Servizi

Segreteria Organizzativa

I vostri ospiti arrivano informati, accolti e gestiti.
Voi non pensate ad altro che ai contenuti.

Al vostro fianco per rendere semplice ciò che è complesso: così ogni momento diventa valore

“con voi si sente il sorriso anche al telefono.”

Nel vostro settore sappiamo quanto sia cruciale che gli ospiti percepiscano un’accoglienza dedicata, attenta e coerente con i vostri valori.

Il nostro obiettivo è che ogni vostro invitato si senta accolto, riconosciuto e seguito, e che voi possiate concentrarvi sugli aspetti strategici dell’evento.

Il nostro approccio unisce efficienza tecnica e attenzione umana, garantendo un flusso di registrazione semplice per l’ospite ma ben strutturato per voi: assistenza anticipata, gestione ordinata delle informazioni e un coordinamento costante che assicura un’esperienza di qualità e la certezza che tutto funzioni perfettamente.

Definizione workflow

Individuazione delle esigenze del progetto, definizione dati da raccogliere, modalità e tempistiche
Definizione della piattaforma di registrazione più idonea al progetto e architettura del flusso di registrazione
Creazione di un form di registrazione dedicato e con grafica personalizzata, con struttura versatile e gestione di regole per la visualizzazione e compilazione dei campi
Gestione delle risposte automatiche a seguito di registrazione a seconda delle risposte fornite

Comunicazione e inviti

Ideazione e creazione grafica personalizzata di save the date, inviti ufficiali e reminder, coerenti con l’identità dell’evento e del brand
Adattamento dei materiali di invito per differenti target (VIP, ospiti, stampa, partner, staff, ecc.)
Invio e gestione completa degli inviti tramite il tool più idoneo (piattaforme dedicate, email personalizzate, invio one by one per ospiti VIP)
Impostazione di flussi di comunicazione automatici e manuali, in base alla complessità dell’evento

RSVP e gestione partecipanti

Gestione puntuale delle RSVP con monitoraggio costante delle risposte
Attività di follow-up mirato per sollecitare conferme o aggiornare informazioni mancanti
Recall telefonici personalizzati per ospiti selezionati o stakeholder strategici
Gestione di variazioni last minute (aggiunte, cancellazioni, sostituzioni)

Database, liste e reportistica

Creazione e aggiornamento continuo di database ospiti strutturati
Verifica dei dati, gestione eventuali duplicati, controllo nominativi fuori lista.
Suddivisione e gestione di liste dedicate (partecipanti, VIP, stampa, staff, speaker, ecc.)
Report e aggiornamenti in tempo reale sull’andamento delle registrazioni e delle presenze
Gestione di segnalazioni specifiche da parte degli ospiti con il Cliente o il PM dell’evento per definire risposte dedicate
Condivisione di report personalizzati con il cliente o con altri stakeholder coinvolti
Monitoraggio timeline di progetto definita

Info point e supporto agli ospiti

Attivazione di info point dedicati (email e/o telefono) per rispondere alle richieste degli ospiti
Gestione delle comunicazioni informative pre-evento (logistica, dress code, accessi, orari)
Supporto personalizzato per esigenze specifiche (ospiti VIP, ospiti internazionali, richieste particolari)

Materiali e documentazione

Confezionamento e preparazione dei materiali evento (badge, welcome kit, documentazione informativa)
Coordinamento con fornitori e team interni per la corretta distribuzione dei materiali
Verifica e aggiornamento dei contenuti fino a ridosso dell’evento

Guest management on site

Accoglienza degli ospiti e gestione delle fasi di accredito
Assistenza costante durante l’evento, con attenzione alle esigenze di ogni partecipante
Coordinamento degli ospiti con il team evento e i referenti del cliente
Gestione di eventuali criticità con approccio discreto e risolutivo

Logistica ospiti

Organizzazione dei transfer per arrivi, spostamenti e rientri
Coordinamento con fornitori di trasporto e autisti
Gestione e aggiornamento delle rooming list in collaborazione con le strutture alberghiere
Supporto per modifiche logistiche last minute

Assistenza completa

Assistenza pre-evento, per la corretta preparazione e informazione degli ospiti
Presidio durante l’evento, come punto di riferimento operativo
Supporto post-evento, con chiusura delle attività, report finali e follow-up con gli ospiti